Efikasna saradnja između agenata i kancelarije u agenciji za nekretnine

Agencije za nekretnine su specifične kompanije gde saradnja između agenata za nekretnine i kancelarije mora biti besprekorno organizovana. Nažalost, u praksi to često nije slučaj. Često dolazi do šumova u komunikaciji, što ometa efikasnost rada i utiče na niže zadovoljstvo klijenata. U ovom članku ćemo predstaviti studiju slučaja kako CRM rešenje MyRE (specijalizovan CRM sistem za poslovanje agencija za nekretnine) pozitivno utiče na koordinaciju i saradnju agenata i kancelarije.

U agencijama za nekretnine saradnja između agenata i kancelarije je ključna za uspešno poslovanje i zadovoljstvo klijenata. Ipak, u praksi često dolazi do šumova u komunikaciji i problema u koordinaciji zadataka, što negativno utiče na efikasnost i odnose s klijentima. Glavni razlozi za probleme u komunikaciji su sledeći:

• Nepovezanost informacionih sistema: Često se koriste različiti sistemi i platforme (kao što su email, fizičke evidencije, Excel tabele), što otežava pristup relevantnim informacijama u realnom vremenu. Agenti tako imaju ograničen ili usporen pristup podacima, što negativno utiče na mogućnost brzog reagovanja.
• Različiti kanali komunikacije: Agenti i kancelarija često komuniciraju preko različitih kanala, kao što su email, poruke, telefonski pozivi i različite aplikacije (kao što su WhatsApp, Viber, Messenger, itd.). Ovo vodi do nepreglednosti, izgubljenih poruka i dupliranja informacija, što izaziva nepotrebne šumove i konfuziju.
• Nedostatak jedinstvene baze podataka o klijentima: Bez jedinstvene baze podataka o klijentima, njihovim preferencijama i istoriji kontakata, agenti nemaju sve potrebne informacije o pojedinačnim klijentima. Ovo može dovesti do situacija u kojima agent nije u mogućnosti da prati prethodne razgovore, dogovorene termine ili povratne informacije, što izaziva nezadovoljstvo klijenata i povećava rizik od gubitka posla.
• Nejasna podela zadataka i odgovornosti: U kompanijama sa više agenata i većim brojem nekretnina teško je obezbediti jasnu podelu zadataka bez dobrog sistema za praćenje. Često se dešava da se različiti agenti bave istim klijentima ili nekretninama, što vodi do konfuzije i nedostatka jasnoće pri određivanju odgovornosti.
• Nedostatak automatizacije: U mnogim agencijama za nekretnine većina administrativnih procesa se i dalje obavlja ručno. To znači da agenti i kancelarija često moraju ručno unositi različite podatke, pratiti poslednje aktivnosti kroz različite aplikacije i komunicirati sa saradnicima preko različitih kanala. Ovakav način rada je spor i sklon greškama, što smanjuje efikasnost rada.
• Problemi sa planiranjem sastanaka i pregleda: U sektoru nekretnina planiranje pregleda i sastanaka sa klijentima je od ključne važnosti. Agenti koji nemaju pristup zajedničkom kalendaru često teško usklađuju svoje aktivnosti, što vodi do dupliranja posla, kašnjenja ili čak izostanaka.
• Nedostatak povratnih informacija: Bez efikasnih metoda za praćenje zadovoljstva klijenata i povratnih informacija teško je unaprediti rad.

Svi ovi problemi smanjuju efikasnost agencije za nekretnine i negativno utiču na odnose s klijentima, što može dovesti do slabijih rezultata u vidu gubitka posla.

Savremene agencije za nekretnine sve više prepoznaju da efikasna saradnja između agenata i kancelarije donosi veću efikasnost, bolje odnose sa klijentima i veće zadovoljstvo zaposlenih. Glavni ciljevi unapređenja saradnje su:

1. Uspostavljanje jedinstvenog sistema za komunikaciju i razmenu podataka: Uvođenje jedinstvenog komunikacionog alata koji objedinjuje sve važne informacije, zadatke i podatke o klijentima je prvi korak ka otklanjanju šumova u komunikaciji. Cilj je kreiranje platforme koja omogućava jednostavnu i brzu razmenu podataka između agenata i kancelarije, bez dupliranja i gubitka informacija.

2. Poboljšanje preglednosti radnih procesa: Sa preglednošću i pristupom informacijama u realnom vremenu, agencija može poboljšati koordinaciju rada, što povećava efikasnost i smanjuje kašnjenja. Ovo omogućava bolje praćenje zadataka i praćenje uspešnosti agenata, što unapređuje organizaciju u agenciji.

3. Automatizacija rutinskih zadataka: Automatizacijom ponavljajućih procesa, kao što su unos podataka, obaveštenja o sastancima, automatsko beleženje kontakata sa klijentima i kreiranje izveštaja, agenti mogu uštedeti vreme koje posvećuju ključnim aktivnostima – prodaji nekretnina. Automatizacija smanjuje mogućnost grešaka i omogućava brže reagovanje na potrebe klijenata.

4. Bolje planiranje i koordinacija: Cilj je olakšati usklađivanje pregleda, sastanaka i drugih događaja, čime se smanjuje mogućnost grešaka u organizaciji. Zajednički kalendar i podsetnici omogućavaju agentima veću fleksibilnost i kancelariji omogućuju pregled nad radom i zauzetošću svih zaposlenih.

5. Poboljšanje praćenja zadovoljstva klijenata i upravljanje povratnim informacijama: Prikupljanje i obrada povratnih informacija klijenata omogućava agenciji da unapredi svoje usluge i optimizuje pristup klijentima. Cilj je obezbediti sistem koji omogućava jednostavno praćenje mišljenja klijenata i brzo reagovanje u slučaju nezadovoljstva.

6. Jačanje poverenja i unapređenje međusobne saradnje: Jedinstven sistem koji povezuje agente i kancelariju omogućava veću preglednost aktivnosti i obezbeđuje efikasniju saradnju i poverenje u kvalitet obavljenog posla. Na ovaj način gradi se pozitivna radna kultura agenata za nekretnine, koja pomaže u većem poverenju klijenata i samim tim većoj mogućnosti saradnje sa agencijom za nekretnine.

Uvođenje CRM sistema kao što je MyRE donosi sveobuhvatno rešenje za otklanjanje izazova sa kojima se susreću agencije za nekretnine u saradnji između agenata i kancelarije. MyRE je dizajniran posebno za sektor nekretnina i omogućava centralizovano upravljanje svim ključnim procesima, što podstiče efikasnost i unapređuje usluge za klijente.

Ključne prednosti CRM sistema MyRE

1. Centralizovana baza podataka: MyRE omogućava lak pristup podacima o klijentima, nekretninama i aktivnostima u realnom vremenu. Svi agenti i kancelarija imaju pristup najnovijim informacijama, što smanjuje mogućnost pogrešne komunikacije i povećava efikasnost rada.

2. Integracija kalendara i podsetnika: MyRE uključuje zajednički kalendar zadataka koji omogućava agentima i kancelariji bolje usklađivanje pregleda, sastanaka i drugih važnih događaja. Svaki agent može pratiti svoje zadatke i raspored putem različitih uređaja, što smanjuje mogućnost kašnjenja ili dupliranja termina.

3. Automatski izveštaji i analitika: MyRE omogućava praćenje uspešnosti agenata i prikupljanje podataka o njihovom radu. Na osnovu ovih izveštaja agencija može optimizovati radne procese i prilagoditi se potrebama tržišta.

4. Prilagodljiv sistem obaveštenja: MyRE uključuje sistem obaveštenja koji informiše agente o novim zadacima, podsetnicima za sastanke i drugim važnim zadacima. To smanjuje potrebu za ručnim obaveštavanjem i osigurava da agenti uvek znaju šta je potrebno učiniti.

5. Upravljanje komunikacijom sa klijentima: MyRE omogućava pregledno čuvanje istorije komunikacije sa klijentima, što agentima omogućava bolju pripremu za preglede i sastanke i brže prilagođavanje potrebama klijenata.

6. Omogućavanje pristupa podacima na daljinu: MyRE je dostupan preko interneta, što omogućava agentima da pristupe važnim informacijama gde god da se nalaze i u bilo koje vreme. Jedini uslov je da imaju uređaj koji omogućava internet konekciju. Ovo omogućava veću fleksibilnost i bolju kontrolu nad radnim procesima, čak i kada agenti nisu u kancelariji.

7. Jednostavno upravljanje zadacima i odgovornostima: MyRE omogućava jasnu podelu zadataka i praćenje njihovog statusa. Na taj način svi zaposleni imaju jasan uvid u tekuće zadatke i svoje odgovornosti, čime se sprečava dupliranje zadataka.